Chức Năng Của Máy Fax

Sử dụng máy fax giúp việc gửi các thông tin văn bản cho khách hàng, đối tác trong thời gian ngắn nhất. Dù vậy, những ai mới bắt đầu hoặc chưa từng sử dụng thiết bị này cũng khá khó khăn trong cách dùng lần đầu tiên. Đừng lo lắng, bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về máy fax là gì? Chuyển fax là gì? Bởi lẽ đây là một trong những vật dụng quan trọng có rất nhiều ưu điểm cần thiết trong các văn phòng hiện nay. 


Contents

1 Khái niệm Fax là gì ? Những kiến thức liên quan 4 Những chức năng của máy fax5 Hướng dẫn cách gửi fax như thế nào?

Khái niệm Fax là gì ? Những kiến thức liên quan 

Fax là gì?

Fax có nghĩa là điện thư. Hiểu đơn giản, fax là kỹ thuật điện tử gửi bản sao trực tiếp thông qua một hệ thống gồm dây dẫn điện. Cách gửi bản sao này được cho là một sáng chế thông minh bởi nhà khoa học người Anh Alexander Bain cực kỳ nổi tiếng. Sau đó nhiều nhà khoa học khác tiếp tục nghiên cứu và phát triển tới ngày nay. 

Gửi fax là gì?

Theo đó, gửi fax chính là hoạt động gửi thông tin đến cho khách hàng, đối tác hoặc doanh nghiệp dựa vào số fax mà bên họ cung cấp. Hình thức này giúp việc gửi thông tin vừa nhanh chóng vừa có hiệu quả cao hơn rất nhiều so với các hình thức gửi thông thường khác.

Bạn đang xem: Chức năng của máy fax

Số fax là gì? Số fax có bao nhiêu số?

Số fax là gì? Tương tự như số điện thoại, số phách sử dụng giúp việc phân biệt địa chỉ mà họ cần gửi. Điều này sẽ tránh được các trường hợp gửi sai. Vậy nên khi cần trao đổi thông tin với đối tác bạn cũng đừng quên gửi cho họ số fax đơn vị mình nhé. Tùy thuộc theo nhu cầu sử dụng bạn có thể trang bị một hoặc là nhiều số fax khác nhau. 

*
Số fax có bao nhiêu số?

Theo bạn, số fax có bao nhiêu số? Số phách chính là một dãy số các ký tự. Các số fax này thường được công ty chọn theo số điện thoại. Ví dụ như công ty A có số fax là +84 (8) 3623 3818,

Máy fax là gì?

Máy fax được viết tắt bởi từ facsimile. Đây là một thiết bị được sử dụng gửi tài liệu điện tử thông qua mạng điện thoại. Máy fax hay còn được gọi là máy viễn thông hoặc máy telefax. 

*
Máy fax giúp việc in tài liệu nhanh chóng và đơn giản

Đường truyền đó sẽ được gọi là “faxes” và có thể thực hiện được giữa 2 máy fax, hoặc giữa máy fax với máy tính, hay các dịch vụ fax trực tuyến được trang bị để nhận gửi fax.

Chức năng chính của thiết bị điện tử này là việc gửi các thông tin được copy trực tiếp thông qua hệ thống dây dẫn điện này. Sau khi có tín hiệu được truyền đi, từ bên phía người nhận thông tiến hành việc trao đổi tín hiệu đó rồi in lên văn bản. 

Sự ra đời của máy fax như thế nào?

Ý tưởng về máy fax đã được có từ những năm 1842 khi Alexander Bain người đã phát minh ra một cỗ máy có khả năng nhận được tín hiệu từ dây điện báo rồi chuyển nó thành hình ảnh trên giấy. Năm 1850, một nhà phát minh ở London, FC Blakewell đã được nhận bằng sáng chế cho một cỗ máy tương tự. Theo ông gọi máy đó là điện báo sao chép. Tuy nhiên cho đến mãi năm 1983, loại máy này mới thực sự trở nên phổ biến.

*
Máy fax là một phát minh thông minh rất cần trong cuộc việc hiện nay

Sự phát triển công nghệ, máy fax hiện được đánh giá là một phần thiết bị đa chức năng hơn là máy fax độc lập. Một số máy còn có thể gửi, nhận email hoặc mạng IP thay vì thông qua mạng điện thoại như trước. 

Những chức năng của máy fax

Sở hữu nhiều công dụng máy fax đã và đang trở thành một thiết bị đa chức năng. Máy có thể hoạt động như một smartphone, máy quét, máy photocopy, máy in… Một số chức năng điển hình của máy fax có thể nhắc đến như:

Chức năng In fax

Đây là công dụng chính của những chiếc máy fax. Tùy theo các lựa chọn như laser, phun màu, toàn bộ quá trình in fax chính xác, đáng tin cậy và giúp tiết kiệm chi phí. 

 Ngoài việc nhận, in fax thì in ấn cũng là một chức năng phổ biến máy fax hiện nay. Đã có khá nhiều người thắc mắc rằng: “máy fax có in được không? Máy fax hoàn toàn có thể in được nếu như được trang bị tính năng này. 

Để in tài liệu, máy fax sẽ cần được kết nối máy tính chứa tài liệu cần in. Tuy nhiên, mực được sử dụng trong máy in thường có xu hướng rẻ hơn rất nhiều so với mực sử dụng cho máy fax. Vậy nên việc in qua máy fax thông thường chỉ được giới hạn ở một vài tài liệu trong trường hợp thực sự cần thiết.

 Truy cập kép

 Tính năng truy cập kép của máy fax cho phép bạn dễ dàng in các bản fax từ bộ nhớ trong khi truyền fax khác. Hoặc dễ dàng quét fax vào bộ nhớ trong quá trình nhận fax.

 Sao chép

 Một máy fax cũng hoàn toàn có thể hoạt động tương tự như một máy photocopy. Tương tự như việc in ấn, khi sao chép tài liệu bằng máy fax chi phí bị đắt hơn so với khi sử dụng máy photocopy chuyện dụng. Vậy nên, trong trường hợp bạn cần nhu cầu sao chép không thường xuyên vẫn có thể sử dụng máy fax để tiết kiệm chi phí mua máy photocopy. Hoặc có thể tìm ra phương án khác như thuê máy photocopy. 

Giao tiếp

 Máy fax giúp việc gửi và nhận tài liệu thay thế nhanh chóng thay cho cách gửi và nhận qua thư bưu chính hoặc những dịch vụ chuyển phát khác. Các mục cần yêu cầu chữ ký cũng có thể được xử lý dễ dàng qua fax.

Xem thêm: Top 5 Nhà Hàng Dành Cho Gia Đình Ở Sài Gòn, Top Nhà Hàng Gia Đình Ngon Đẹp Rẻ Bậc Nhất Hà Nội

 Hướng dẫn cách gửi fax như thế nào?

Có rất nhiều cách gửi fax khác nhau. Trong nội dung này Chăm sóc xe hơi sẽ giới thiệu bạn những cách gửi fax thông dụng. Hãy lưu lại để áp dụng trong các trường hợp cần thiết nhé. 

Cách gửi fax bằng máy tính

Bước 1: Khi cần gửi fax bạn sẽ nhấn đúp vào biểu tượng Fax trên màn hình Desktop để thực hiện việc mở cửa sổ chương trình fax. Tiếp đến sẽ ấn chọn New Fax hoặc chọn file tiếp tục chọn Send a fax.Bước 2: Khi xuất hiện cửa sổ để hướng dẫn gửi fax bạn sẽ chọn Next.Bước 3: Bạn tiến hành nhập tên nơi muốn gửi fax và chọn To. Nhập số fax của nơi cần gửi vào mục Fax number. Trường hợp gửi fax đã lưu sẵn địa chỉ bạn chỉ cần nhấn vào nút Address Book. Nếu như bạn muốn gửi tới nhiều địa chỉ khác nhau thì sẽ ấn vào nút Add rồi tiếp tục nhập tên, số fax và chọn Next.Bước 4: Trong phần schedule, bạn sẽ các lựa chọn như sau: Chọn vào Now nếu muốn gửi fax ngay. Hoặc chọn Specific time in the next 24 hours ấn định thời gian gửi. Nếu chọn High thì bản fax đó được ưu tiên gửi trước và ngược lại.Bước 5: Như vậy, khi bản fax đã được chuẩn bị xong, bạn sẽ nhấn chọn Finish để gửi. Đừng quên trước khi gửi bạn nhớ xem lại để chỉnh sửa rồi sau đó ấn nút Preview Fax. Chương trình sẽ được xử lý và gửi fax theo đúng như thông số bạn đã chọn trong phần Schedule.

Cách gửi fax thông qua internet bằng gmail

Ngoài ra có rất nhiều khách hàng chọn gửi fax qua internet bằng gmail. Cụ thể

Bước 1: Bạn cần chắc chắn mình đã có một tài khoản fax trực tuyến. Nếu chưa tiến hành việc đăng ký địa chỉ email dịch vụ fax trực tuyến trước.Bước 2: Mở gmail, hộp thư gmail được mở ra trong trường hợp bạn đã sẵn sàng đăng nhập. Nếu chưa đăng nhập thì hãy nhập địa chỉ gmail và mật khẩu để tiếp tục. Lưu ý, bạn sẽ không gửi fax được từ ứng dụng gmail điện thoại.Bước 3: Nhấn nút màu xám có tiêu đề COMPOSE (Soạn) nằm ở bên trái phía trên hộp thư email.Bước 4: Nhập số fax và phần mở rộng dịch vụ. Gõ số mà bạn cần gửi bản fax vào mục “To” (đến). Theo sau đó là phần mở rộng dịch vụ.Bước 5: Viết thư xin việc và nhập vào từ khóa “cover letter”. Hay thư xin việc vào mục trường chủ đề “Subject”. Trong trường hợp không phải nộp đơn xin việc thì bạn sẽ để trống.Bước 6: Tải file tài liệu lên. Bạn cũng có thể gõ thêm thông tin vào nội dung email trong cửa sổ nếu như muốn gửi fax bằng văn bản.Bước 7: Nhấn chọn “Send” có màu xanh dương nằm ở phía dưới, bên trái của cửa sổ.

Như vậy với những thông tin tổng hợp qua bài viết phần nào đã giúp bạn hiểu được fax là gì? Số fax là gì? Cách gửi fax qua máy tính. Đừng lo lắng, còn vấn đề nào chưa hiểu hoặc cần giải đáp hãy để lại bình luận ngay dưới bài viết này nhé